In der Schweiz sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Die Rechtsgrundlage ist in Art. 46 des Arbeitsgesetzes und in Art. 73 der entsprechenden Verordnung 1 verankert. Doch welche Vorteile bringt die Arbeitszeiterfassung?
Obwohl rechtlich begründet, sollte die Einrichtung eines Systems fürs Arbeitszeitmanagement – wie vysualtime – nicht in erster Linie als Mittel zur Rundum-Überwachung verstanden werden. Im Gegenteil: Gerade im Hinblick auf die Erhaltung der Gesundheit der Arbeitnehmenden und angesichts der zunehmenden Flexibilisierung der Arbeitszeiten ist es von grösster Bedeutung, die Übersicht darüber zu wahren, was im eigenen Unternehmen läuft.
Ein klarer Rechtsrahmen
Das Arbeitsrecht legt fest, dass die Dokumentation der von den Arbeitnehmenden geleisteten Stunden für eine Dauer von fünf Jahren seitens der Unternehmen aufbewahrt werden muss. Bei Missachtung drohen dem Arbeitgeber rechtliche Konsequenzen. Bestimmte Personalkategorien sind von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung befreit: Dies betrifft insbesondere Arbeitnehmende mit einem AHV-pflichtigen Lohn von mehr als CHF 120 000, die eine höhere leitende Position haben. Der genaue Wortlaut gemäss Gesetz ist: Wer «aufgrund seiner Stellung und Verantwortung über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügt oder Entscheide von grosser Tragweite massgeblich beeinflussen kann und dadurch auf die Struktur, den Geschäftsgang und die Entwicklung eines Betriebs oder Betriebsteils einen nachhaltigen Einfluss nehmen kann». Solche Ausnahmen und die Aufhebung der Erfassungspflicht bedürfen jedoch einer schriftlichen Vereinbarung.
Für die Arbeitszeiterfassung gibt es kein gesetzlich vorgeschriebenes Erfassungsinstrument. Dem Arbeitgeber steht es frei, eine einfache Excel-Tabelle zu verwenden – oder eine automatisierte Lösung von vysualtime einzuführen, die ein Dashboard mit zahlreichen Indikatoren bietet, um die am Arbeitsplatz verbrachte Zeit zu erfassen und gegebenenfalls sogar zu unterscheiden, wieviel Zeit für welche Aktivität aufgewendet wurde.
Burnout – ein Kostenfaktor für das Unternehmen
Der Einwand, es handle sich dabei um eine Massnahme zur Personalkontrolle, ist kein gültiges Argument, um auf eine Zeiterfassung zu verzichten. Hier geht es nicht um Überwachung, sondern vielmehr um die Eigenverantwortung von jeder und jedem Einzelnen im Unternehmen und um ihren Schutz. Geht man von den Arbeitnehmenden aus, so kann das Fehlen einer klaren Grenze zwischen Arbeit und Freizeit nachteilige Auswirkungen haben. Ohne eine Kontrolle der geleisteten Arbeitsstunden laufen sie Gefahr, Überstunden zu leisten – und dies sehr oft auf Kosten ihrer Gesundheit; längere tägliche Arbeitszeiten ohne Pausen sind ein Stressfaktor, der geradewegs zu Burnout oder anderen körperlichen oder medizinischen Beschwerden führen kann. Aus Sicht des Arbeitgebers erhöht eine schlechte Planung der Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden somit das Risiko von krankheitsbedingten Ausfällen, die sich unweigerlich negativ auf die Produktivität auswirken würden.
Transparenz und Gleichbehandlung
Das Zeiterfassungssystem ist ein Instrument, das grosse Transparenz bietet. Arbeitnehmende verfügen so über eine genaue Statistik ihrer Arbeitszeiten – und im Falle von Streitigkeiten mit dem Arbeitgeber kann auf die entsprechenden Daten zurückgegriffen werden; damit lassen sich mögliche Konflikte entschärfen. Zudem kann beispielsweise überprüft werden, ob jemand die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht erbringt – oder umgekehrt auch der Versuch eines Arbeitgebers unterbunden werden, Druck auf Arbeitnehmende auszuüben, damit diese Überstunden leisten.
Zudem fördert ein gutes Zeitmanagement die Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden im Unternehmen. Dass dann alle die gleiche Ausgangslage haben, trägt zu einem guten sozialen Klima innerhalb des Unternehmens bei. Schliesslich hat der Arbeitgeber damit eine bessere Kontrolle über die im Unternehmen geleisteten Überstunden – ein wichtiger Faktor, um zu verhindern, dass hunderte bis abertausende von Überstunden ausbezahlt oder mit Urlaub kompensiert werden müssen.
Professionelle Begleitung und Betreuung
Die Fachleute von vysualtime stehen Ihnen bei, wenn es um die Einführung oder Erneuerung Ihres Zeitmanagementsystems geht. Unsere Kenntnisse im Arbeitsrecht verbunden mit dem Knowhow unserer Entwickler garantieren massgeschneiderte Konzepte für Unternehmen und Organisationen jeder Art.
Die Berechnung der Arbeitsstunden und Ferienansprüche beispielsweise ist individuell anpassbar, sodass eine Lösung angeboten werden kann, die genau auf Ihre besondere Situation zugeschnitten ist. Bei Unternehmen mit mehreren Standorten in verschiedenen Kantonen mit unterschiedlicher Gesetzgebung oder lokalen Feiertagen passt sich vysualtime an. Dabei wird auch den kleinsten personellen Besonderheiten Rechnung getragen, indem insbesondere die Informationen im jeweiligen Arbeitsvertrag einbezogen werden.
Was die Erfassungsgeräte betrifft, gehören alte, verstaubte Stempeluhren der Vergangenheit an! Virtual Computer AG bietet Zeiterfassungsgeräte mit Touchscreen, auf denen jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine persönliche Übersicht in Echtzeit abrufen kann: Arbeitsstunden, erledigte Aufgaben, Ferienanspruch, Urlaubsanträge usw. Für mobiles Personal ist vysualtime ausserdem auf Smartphones oder über einen Webbrowser mit denselben Funktionen verfügbar. Egal, ob im Büro oder im Homeoffice – Zeiterfassung wird einfach wie nie zuvor!