Zeiterfassungssysteme sind auf dem Vormarsch. Sie ermöglichen einen Gesamtüberblick über die von den Mitarbeitenden eines Unternehmens geleisteten Arbeitsstunden. Vor der Einführung eines solchen Systems sollte man sich jedoch eine Strategie überlegen. Die Fachleute von Virtual Computer AG stehen Ihnen dabei zur Seite.
Etwa 40 % der Unternehmen verwalten die Arbeitszeiten ihres Personals immer noch mit einer einfachen Excel-Tabelle. Es gibt je eine Spalte für Beginn und Ende der Arbeitsleistung – das war’s! Flexible Arbeitszeiten machen solche Ansätze hinfällig.
Seit etwa zehn Jahren und dem Eintritt von Jean-Luc Gyger, Leiter der Produktentwicklung, arbeiten die Entwickler von Virtual Computer SA an der Lösung vysualtime – einer massgeschneiderten Software für Institutionen und Unternehmen zur Verwaltung von Dienstplänen und zur Kontrolle der geleisteten Arbeitszeiten. Unsere Experten mit langjähriger Erfahrung begleiten Ihre Projekte von Anfang an. Sie unterstützen Sie beim Durchlaufen aller wesentlicher Punkte Ihrer zukünftigen Einrichtung.
Sich die richtigen Fragen stellen
Bei der Erstellung des Pflichtenheftes vor der Ausschreibung müssen viele Aspekte miteinbezogen werden. Dazu gehören insbesondere folgende Fragen: Gibt es Blockzeiten? Müssen Pausen ausgestempelt werden? Wie hoch ist die festgelegte Wochenstundenzahl? Haben ältere Mitarbeitende Anrecht auf zusätzliche Ferien? Wie wird der Zeitzuschlag für Nacht- oder Feiertagsarbeit gehandhabt? Wird das Arbeitsgesetz bezüglich der Mindestpausen eingehalten?
Auch gilt es zu klären, wer intern die Zeit erfassen muss: nur die Angestellten, oder auch die Vorgesetzten und die Geschäftsleitungsmitglieder? Es gibt noch weitere relevante Faktoren, beispielsweise das Auszahlen oder das Nachholen von Ferientagen. Dafür verfügt vysualtime über einen Kalender, mit dem die Zeit minutengenau berechnet werden kann.
Vysualtime berücksichtigt zahlreiche Parameter, um der Organisation / dem Unternehmen eine möglichst genaue Auswertung zu ermöglichen. Einerseits sind dies die «einfachen» Daten, an die jeder Kunde bei der Erstellung des Pflichtenhefts denken wird – beispielsweise Beschäftigungsgrad, zu leistende Arbeitsstunden und Ferienanspruch. Andererseits stellt man bei der Umsetzung jedoch schnell fest, dass es immer wieder Sonderfälle gibt, zum Beispiel Mitarbeitende, die alle zwei Wochen 80 % arbeiten. Die Aufgabe unserer Experten besteht also darin, solche Ausnahmen herauszuarbeiten, um eine sinnvolle Lösung zu liefern, die genau den Gewohnheiten des Arbeitsgebers entspricht.
Welche Module benötigen Sie?
Die Integration von Zusatzmodulen erleichtert die Administration eines Unternehmens. Zu den immer wiederkehrenden Fragen gehört die Bearbeitung von gewünschten Abwesenheiten: Werden diese «in Papierform» eingereicht, so verfügt vysualtime über ein spezielles Modul. Und dieses kann individuell angepasst werden.
Andere Module, wie dasjenige für Geschäftsfelder, ermöglichen es, die Arbeitszeit auf verschiedene Projekte zu verteilen. Diese Funktion ist in folgenden Fällen nützlich: bei der Weiterverrechnung von Kosten oder bei der Erstellung von Statistiken über die Gestaltung eines bestimmten Projekts. Ein Modul zur Planung passt die Arbeitszeit/-dauer der Mitarbeitenden an die Bedürfnisse des Unternehmens an, unter Berücksichtigung der Besonderheiten der entsprechenden Arbeitsverträge.
Weniger Überraschungen erleben
Schliesslich sollte man sich von Anfang an Gedanken über die nötige Infrastruktur machen. Dies betrifft insbesondere das Hosting der Daten (intern oder ausgelagert) oder auch die Art der Investition: ein Festkauf mit massgeschneiderten Lösungen oder lieber ein Abonnement bei vysual, um die Betriebskosten zu planen.
Die Verständigungsphase zwischen dem Kunden und den Experten von Virtual Computer AG ist wichtig. Bei Organisationen, die bisher noch keine Arbeitszeiterfassung hatten, ist sie sogar von entscheidender Bedeutung.
Unser Berater Marcel Wüthrich und sein Team verfügen über fundierte Erfahrung, um Sie während des gesamten Denkprozesses zu begleiten. Ziel ist es, bei der Erstellung des Pflichtenhefts möglichst viele Faktoren zu beachten, um das Risiko unangenehmer Überraschungen am Ende des Projekts zu verringern. Die Experten von Virtual Computer AG kennen die arbeitsrechtlichen Bestimmungen und die erforderlichen Schritte; sie werden Ihnen daher eine Lösung vorschlagen, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.