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Tramelan ist eine Gemeinde im Berner Jura mit rund 4800 Einwohnern. Die administrative Leitung liegt bei Gemeindeschreiber Hervé Gullotti, dem zugleich «höchsten Berner», der von rund 80 Mitarbeitenden unterstützt wird. Im Jahr 2017 entschied sich die Gemeinde für die von Virtual Computer SA entwickelte vysual-Lösung zur Verwaltung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden.
Die Gemeinde Tramelan profitiert von einer einzigartigen Möglichkeit: Sie verfügt über eine rein lokale Lösung für das Arbeitszeitmanagement, deren guter Ruf weit über die Gemeindegrenzen hinaus geht; das Know-how von Virtual Computer SA wird nämlich schweizweit von zahlreichen Kunden geschätzt, die vysual-Anwendungen nutzen.
In den letzten vier Jahren hat die Gemeindeverwaltung von Tramelan die Zeiterfassung ihrer Angestellten schrittweise auf die vysual-Anwendungen übertragen. Heute betrifft dies etwa 80 Personen, die Zugang zu drei fixen Stempelstellen in den verschiedenen Verwaltungsgebäuden haben. Darüber hinaus nutzen nicht weniger als 33 Mitarbeitende die Smartphone-Version von vysual. Dazu gehören insbesondere der Hausmeister und die Mitarbeiterinnen der Ganztagesschule, aber auch der höchste Mitarbeiter der Gemeinde: Gemeindeschreiber Hervé Gullotti.
Eine mobile Zeitmanagementlösung
Sein Engagement als Grossratspräsident des Kantons Bern und die Besonderheiten seiner Funktion innerhalb der Gemeindeverwaltung führen dazu, dass er regelmässig ausserhalb des Büros arbeitet und unregelmässige Arbeitszeiten hat. Diese Situation erfordert ein gewisses Mass an Flexibilität bei der Gestaltung seiner Arbeitszeiten. «Alle Mitarbeitende, einschliesslich die Kaderleute, müssen viermal am Tag stempeln», sagt er.
Vysual ist eine Komplettlösung. Nebst dem Einsatz von fixen Stempelstellen kann auch die mobile Variante (Smartphone-App) genutzt werden, die sich hervorragend für Personen mit hoher Mobilität eignet. Der Nutzer gibt seine Arbeitszeiten ganz einfach über sein Smartphone ein, und die Daten werden direkt im System erfasst. Es ist nicht mehr nötig, eine fixe Stempelstelle in den Verwaltungsgebäuden aufzusuchen. «Ich kann Arbeitszeiten jederzeit ändern, hinzufügen oder löschen. Auch meinen aktuellen Stundensaldo kann ich überprüfen.»
Für die Personalverwaltung nutzt der Gemeindeschreiber zudem die Web-Version von vysual. Damit kann er die Arbeitszeiten der einzelnen Gemeindemitarbeitenden überprüfen sowie ihre Urlaubsansprüche und andere nützliche Informationen, die für eine gute Personalverwaltung notwendig sind, abrufen.
Optimierung des Arbeitszeitmanagements
Die Gemeinde Tramelan hat die Jahresarbeitszeit eingeführt. Dank vysual können die Arbeitnehmenden nun ihre Arbeitszeiten besser planen. Darüber hinaus vereinheitlicht die Lösung die Arbeitszeiterfassung, so dass kein Raum für Interpretationen der Daten und damit für Eingabefehler bleibt. «Die Mitarbeiterin, die für die Verwaltung von vysual zuständig ist, muss nicht mehr zwischen verschiedenen Medien wechseln, wie z.B. einem Blatt Papier oder einer Excel-Tabelle.» Die Angestellten verwalten ihre Arbeitszeiten selbstständig. Und sollte es doch noch zu einem Versäumnis beim Stempeln kommen, kann die Verwaltung dies im Nachhinein problemlos korrigieren. Ausserdem können Mitarbeitende, die ihren Badge vergessen oder verloren haben, problemlos einen neuen erstellen, wobei die im System gespeicherten Daten übernommen werden.
Für den Gemeindeschreiber ist der Echtzeitbetrieb ein wichtiger Vorteil: «So haben wir den Stand der Stempelbewegungen der Gemeindemitarbeitenden immer im Auge.» Auch die Einfachheit, mit der die Anwendung heruntergeladen und auf dem Smartphone installiert werden kann, hat Hervé Gullotti überzeugt.
Weitere Entwicklung
Hervé Gullotti schätzt vysual für alle Vorteile, die die Anwendung in Bezug auf die Zugänglichkeit zu seinem Benutzerkonto und den Statusberichten (Zeiterfassung, Kalender, Planung usw.) bietet. Er merkt jedoch an, dass «ein Zugang zu seinem beruflichen Kalender ein Vorteil wäre». Das vysual-Team von Virtual Computer SA ist stets offen für Verbesserungsvorschläge aus der Praxis, damit die Anwendung bei der nächsten Aktualisierung noch besser auf die Bedürfnisse der Nutzer angepasst werden kann. Es besteht kein Zweifel, dass auch dieser Wunsch nicht auf taube Ohren stossen wird.