Mitten in der Pandemie entschied sich Willemin-Macodel, der jurassische Hersteller von Werkzeugmaschinen, für die vysual-Lösungen, die von Virtual Computer SA für die Zutrittskontrolle zu den Gebäuden und das Arbeitszeitmanagement der Mitarbeitenden entwickelt wurden. Zusätzlich wurde eine Anwendung für die Produktionsoptimierung installiert. Dieser Auftrag wurde in partnerschaftlicher Zusammenarbeit und mit Unterstützung unseres Zulieferers Hasler ausgeführt.
Willemin-Macodel, mit Sitz in Delsberg seit 2009, hat seine Anlagen soeben mit dem Bau eines neuen imposanten Gebäudes erweitert, wo ein Teil der Produktionskette des Unternehmens verlagert wurde. Bei dieser Gelegenheit wurde die Produktion vollständig überholt. Willemin-Macodel entwirft und entwickelt seine Maschinen am Standort Delsberg – und setzt diese auch dort zusammen. Die neue Organisation fördert zahlreiche Synergien und optimiert die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Diese Wachstumsphase hatte einen positiven Einfluss auf den Personalbereich: Die Anzahl Angestellte ist von 190 auf 270 angestiegen.
Vergrösserung der Arbeitsfläche und Erhöhung des Personalbestands brachten Herausforderungen mit sich sowohl beim Zutrittsmanagement als auch bei der Kontrolle der Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Das Ganze in einer Zeit, in der Kurzarbeit sich durchgesetzt hat. IT-Verantwortlicher Florian Seuret und Personalleiterin Mégane Steulet haben eng zusammengearbeitet, um mit der Unterstützung von Virtual Computer SA ein Projekt, das den Bedürfnissen des Unternehmens vollends entspricht, auf die Beine zu stellen.
Florian Seuret erinnert sich an die Zeit vor den vysual-Lösungen: «Unser Unternehmen verfügte über zwei völlig überalterten Lösungen, die zudem untereinander nicht kompatibel waren: eine Anwendung für die Zeiterfassung der Produktion und eine andere für die Arbeitszeitkontrolle. Zudem traten bei der Einbindung dieser Anwendungen in unser IT-System zahlreiche Probleme auf.»
Die Wende: eine «All in one»-Lösung
Nachdem diverse Offerten von Zulieferern, die eine All-in-one-Lösung anboten, eingeholt wurden, fiel die Wahl auf das Team von Virtual Computer SA. «Der grosse Pluspunkt von vysual ist die Einbindung des Zutrittsmanagementsystems Salto und die Zeiterfassung der Produktion», so der IT-Verantwortliche; «ausserdem kannte sich Virtual Computer mit unserem ERP-System bestens aus.» Für die Zutrittskontrolle mussten gut 70 Türen ausgerüstet werden. Deshalb war die Ende 2019 in die Wege geleitete Entwicklung erst im Mai 2020 komplett betriebsbereit.
Unter der Leitung von Mégane Steulet kümmert sich die Personalabteilung um die Verwaltung der Zutritts-Badges. Sie sind ein magischer «Sesam öffne dich» zu den verschiedenen Abteilungen der Firma. Ein einziges Badge regelt alles: Zutritt, Arbeitszeiterfassung, Geldaufladen bis hin zur Kaffeeabrechnung. «Das vereinfacht die Personalverwaltung. Die verschiedenen Funktionen haben eine gemeinsame Schnittstelle. Das ist einfacher zum Bedienen und führt auch dazu, dass viel weniger Dokumente ausgedruckt werden müssen.» Denn die Mitarbeitenden des Unternehmens können jederzeit die für sie relevanten Informationen abrufen, wie zum Beispiel Arbeitszeit, Überstunden oder Ferien.
Ausserdem lassen sich gewisse «Fehler» – zum Beispiel, wenn das Badge zu Hause liegen blieb oder wenn man vergisst, für die Mittagspause auszustempeln – leicht korrigieren. «Die Mitarbeitenden kontaktieren die HR-Abteilung, und wir können ihnen umgehend einen Tages-Badge ausstellen, der alle für sie relevanten Informationen enthält. Falls die Zeiterfassung unvollständig ist, können wir ebenso eingreifen und die Informationen vervollständigen», bestätigt Mégane Steulet.
Optimierung der Produktion dank vysual
Auch für die Produktion bietet das neue System zahlreiche Vorteile. «Die Mitarbeitenden können die Zeit auch nach Tätigkeiten erfassen – und dies über Tage und Wochen», erklärt Florian Seuret; «so können wir nachvollziehen, an welchen Projekten die Mitarbeitenden arbeiten.» Mithilfe dieser Informationen wird ausserdem ersichtlich, in welchen Fachbereichen welche Mitarbeitende zur Unterstützung im Notfall eingesetzt werden können. «Das ist eine relevante Informationsquelle, da damit auch ein allfälliger Personalmangel festgestellt werden kann, was dann zu einer Stellenausschreibung zur Stärkung der betroffenen Abteilung führen würde.»
Mittelfristig wird es auch möglich sein, den Herstellungsaufwand für die verschiedenen Maschinen zurückzuverfolgen und die Zeit in der Offertphase bei künftigen Aufträgen besser einzuschätzen. Das ist ein grosser Vorteil für das Kostenmanagement des Unternehmens.
Eine partnerschaftliche Beziehung
«Erst bei der Anwendung wurde uns so richtig bewusst, wie optimal diese Lösung ist. Insbesondere während dieser Coronavirus-Pandemie konnten wir die Abwesenheiten von Mitarbeitenden auch im Homeoffice verwalten», macht Mégane Steulet weiter geltend.
Das von vysual eingeführte System scheint von Beginn an einwandfrei zu funktionieren. Die beiden Verantwortlichen bestätigen, dass die Unterstützung und die Tipps des Teams von Virtual Computer SA bei der Entwicklung der Software und für den Einbezug der Bedürfnisse von Willemin-Macodel wertvoll waren. «Manchmal hatten wir zu hohen Anforderungen. Erst nach dem konstruktiven Austausch mit Virtual Computer SA stellten wir fest, dass der Prozess, den wir uns zu Beginn vorgestellt hatten, nicht zweckmässig gewesen wäre», betont der IT-Verantwortliche.
In der Unternehmenskultur von Willemin-Macodel sind die Zulieferer echte Partner. In diesem Sinne hat sich auch die Zusammenarbeit mit Virtual Computer SA entwickelt. Heute noch garantieren der Dialog und das Engagement beider Parteien, dass das eingeführte System immer weiter optimiert werden kann. «Mit unseren Anforderungen entwickelt sich die Lösung weiter, und wir profitieren im Gegenzug von den technologischen Fortschritten von vysual. Es handelt sich um eine echte Win-Win-Partnerschaft», bemerkt abschliessend Florian Seuret.