Jean-Luc Goetschi ist HR-Verantwortlicher bei der Verwaltung von Delsberg, der jurassischen Kantonshauptstadt mit rund 12 300 Einwohnern. In seiner Funktion ist er unter anderem für die Löhne und Gehälter sowie die Sozialversicherungen zuständig. In diesem Rahmen lernte er die von Virtual Computer SA entwickelten vysual-Lösungen kennen. Drei Jahre nach Beginn der Anwendung bei der Stadtverwaltung zieht er Bilanz als Nutzer.
Wie haben Sie von den vysual-Lösungen von Virtual Computer SA erfahren?
Jean-Luc Goetschi: Unsere IT-Abteilung hat für die Gemeindeverwaltung eine Ausschreibung durchgeführt. Dabei kamen drei Lösungen in die engere Wahl. Als jüngste Lösung war vysual jedoch die modernste, mit einem benutzerfreundlichen und sympathischen Ansatz. Genau das hat die Aufmerksamkeit vieler unserer Abteilungsleiter auf sich gezogen.
Wie verlief die Einführung bei Ihren 300 Mitarbeitenden? Gemäss welcher Planung?
JLG: Ab 2018 erfolgte die Einführung in mehreren Phasen. Zunächst versammelten wir die Hauptinteressenten, d. h. die Abteilungsleiter und die Bereichsleiter. Sie erhielten eine Grundschulung. Jean-Luc Gyger, Produktmanager bei Virtual Computer SA, nahm an den verschiedenen Treffen und der Schulung der Verantwortlichen teil. Es war schon eine grosse Umstellung: Wir wechselten von einer Stempelkarte zu einem Badge. Die Umstellung erfolgte zwischen Weihnachten und Neujahr, um zu Jahresbeginn 2019 bereit zu sein.
Was kam dann in der zweiten Phase?
JLG: Mein Abteilungsleiter hatte eine sehr genaue Vorstellung davon, wie vysual eingesetzt werden sollte. Intern wurden die Verantwortlichkeiten für die Stempeluhren neu geregelt. Zuvor war alles zentral auf der Ebene der Personalabteilung angesiedelt. Nun sollte hingegen jeder Bereich mehr Verantwortung übernehmen, indem ein «Badge»-Verantwortlicher pro Bereich ernannt wurde. Ihre Aufgabe ist es, alle Mitarbeitenden zu unterstützen – z. B. bei kleinsten Erfassungsfehlern.
Die meisten Dienste wurden von Anfang an vysual übertragen. Im Herbst 2021 haben wir die Polizei mit einigen Anpassungen bei der Stundenerfassung hinzugefügt. Diesbezüglich hat Virtual Computer SA eine enorme Arbeit geleistet, um die Erwartungen unserer Polizeikolleginnen und -kollegen zu erfüllen, die viele Anforderungen hatten.
Schliesslich wird ab dem 1. Mai 2022 auch der Delsberger Werkhof von der vysual-Lösung profitieren. Damit wird die Einführung vollständig abgeschlossen sein.
Wie hat sich diese Neuorganisation ausgewirkt?
JLG: Für die Personalabteilung bedeutet sie eine nicht zu unterschätzende Zeitersparnis. Wir sind von dreissig Minuten auf fünf Minuten pro Tag Aufwand für die Bearbeitung von Fehlern bei der Zeiterfassung zurückgegangen. Ein weiterer entscheidender Aspekt ist, dass alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung nun die Möglichkeit haben, ihre persönliche Stundenbilanz selbstständig einzusehen. Sie können die geleisteten Arbeitsstunden, ihre Urlaubsansprüche und viele andere Informationen abrufen. Wird eine Stempelung vergessen, erhalten sie eine Warnung.
Wie ist das Zeiterfassungssystem mit vysual organisiert?
JLG: Wir wenden einen neuen Standard für die Buchhaltung an: Es handelt sich um HRM2, das von der Konferenz der kantonalen Finanzdirektorinnen und -direktoren herausgegeben wurde. Es ist das «Harmonisierte Rechnungsmodell für die Kantone und Gemeinden», das verschiedene Empfehlungen enthält.
Heute verlangen wir von unseren Mitarbeitenden, jede tägliche Aktivität zu erfassen. Im Rahmen dieses Interviews habe ich zum Beispiel «Management-Sitzung vysual» notiert. Damit können wir die Dienstleistungen der Gemeinde den Privatpersonen oder den Unternehmen sehr genau in Rechnung stellen.
Wie wurde die vysual-Lösung von Ihren Mitarbeitenden aufgenommen?
JLG: Vysual wurde sehr schnell akzeptiert. Wie bereits erwähnt, haben sie es sehr geschätzt, Zugang zu ihren persönlichen Informationen zu erhalten. Ausserdem profitieren sie von einer gewissen Autonomie bei der Durchführung von Stempelkorrekturen. Urlaubsanträge werden direkt an die Vorgesetzten weitergeleitet, die sie annehmen oder ablehnen können. Letztere verfügen nun über einen Urlaubs- oder Abwesenheitsplan, der für die Verwaltung der Teams sehr nützlich ist.
Welche Funktionen von vysual nutzen Sie im Bereich Personalwesen am häufigsten?
JLG: Ich verfüge über eine sogenannte Korrektur-Option. Mitarbeitende, die eine Änderung nicht oder nicht mehr vornehmen können, kommen zu mir. Ich kann die verschiedenen Salden ändern – z. B. Ferien unter Berücksichtigung von Pikettdiensten. Schliesslich besteht ein weiterer Vorteil dieser Lösung darin, dass die Arbeit nach tatsächlichen Stunden und nicht mehr nach Anwesenheitszeit erfasst wird.
Als Homeoffice obligatorisch wurde, koordinierten wir uns zudem mit der IT-Abteilung, damit die Mitarbeitenden auch von zu Hause aus weiter stempeln konnten.
Was schätzen Sie an der Zusammenarbeit mit den Teams von Virtual Computer am meisten?
JLG: Ich habe die Art Beziehung geschätzt, die sich mit Jean-Luc Gyger entwickelt hat. Obwohl die Software nicht alle unsere Kriterien erfüllte, war er offen dafür, sie entsprechend unseren Wünschen weiterzuentwickeln. Ich habe regelmässig Kontakt mit dem technischen Support oder mit Marcel Wüthrich. Wenn ich ein Problem habe, erhalte ich innerhalb eines Tages einen Kontakt, und manchmal wird das Problem noch am selben Tag gelöst. Diese Reaktionsfähigkeit ist äusserst wertvoll.
Ist das eine Software, die Sie empfehlen würden? Aufgrund welcher Kriterien?
JLG: Ganz klar, ja! Deshalb sind wir einverstanden, auf der Website von vysual zu erscheinen. Wir hätten auch mit unserem alten Anbieter weitermachen können, zu dem wir gute Beziehungen hatten. Aber mit vysual verfügen wir über eine leistungsfähige und moderne Lösung, die unsere Erwartungen zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt.
Haben Sie Ideen für Weiterentwicklungen?
JLG: Ja. Derzeit enthält unsere Benutzeroberfläche viele Statistiken. Wir möchten jedoch noch mehr davon haben, damit wir die Zeiterfassung für bestimmte Berufsgruppen verbessern können. Ich hätte auch gerne eine Statistik über Langzeitabsenzen und eine für Mitarbeitende, die im Stundenansatz bezahlt werden. Es mangelt nicht an Ideen, um unsere Personalverwaltung noch weiter zu optimieren.
Die Skalierbarkeit von vysual ist sehr praktisch, so können wir Hand in Hand mit den Teams von Virtual Computer SA voranschreiten. Das ist es, was wir als Kunde erwarten.