Das Hotel & die Eventlocation Le Pont-de-Thielle ist ein Familienbetrieb, der seit 1924 und vier Generationen im Besitz der Familie Bangerter ist. Das Haus, das ideal an der Grenze der Kantone Bern und Neuenburg liegt, beherbergt Hotelgäste; dank der grosszügigen Räumlichkeiten finden dort auch Hochzeiten und Firmenveranstaltungen statt. Seit Sommer 2021 nutzt das Unternehmen die vysual Lösung und die vysual Quick App zur Verwaltung der Arbeitszeiten des eigenen Personals.
Am Empfang treffen die Gäste auf Cédric Bangerter, den Leiter des Hotelbereichs. «Wir sind hier bereits die vierte Generation. Schon früher hat mein Vater viel Wert auf Kontrolle gelegt», erzählt er, «wir hatten ein System mit Stempel und Schlüssel.»
Le Pont-de-Thielle verwendet nun seit fast drei Jahren die vysual-Lösung und die vysual Quick-App; und zwar die Smartphone-/Tablet-Version der Anwendung, die von Virtual Computer AG entwickelt wurde. Seitdem die Zeiterfassung und -verwaltung in einer App-Version verfügbar ist, geben die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten über ihre eigenen Mobilgeräte ein. «Wir waren auf der Suche nach einer modernen, flexiblen und benutzerfreundlichen Lösung. Vysual erfüllt alle diese Kriterien.» Ein weiterer Vorteil ist, dass wir nun keine physische Stempeluhr mehr brauchen. «Da alles virtuell ist, werden allfällige Probleme beseitigt, die bei einer physischen Box auftreten können.»
Erfasst werden Stunden und Aktivitäten
Bei Le Pont-de-Thielle handelt es sich eigentlich um zwei Unternehmen: Das erste kümmert sich um den Hotelbereich, das zweite verwaltet die Eventorganisation. Einige Mitarbeitende haben Aufgaben in beiden Tätigkeitsfeldern. «Unser Reinigungspersonal kann nun seine Stunden ganz einfach eingeben – und zwischen den Arbeitsstunden für das Hotel, jenen für die Instandhaltung des Eventlokals und jenen für die Reinigung der Gemeinschaftsbereiche unterscheiden. vysual gibt uns einen Gesamtüberblick, mit dem wir unsere Kosten auf die verschiedenen Bereiche verteilen und so den fairen Preis berechnen können.»
Derzeit nutzen vier Personen vysual Quick. Das Familienunternehmen hat jedoch Umbaupläne, die darauf ausgelegt sind, in kurzer Zeit zu einem Drei-Stern-Etablissement zu avancieren. Da die Lösung bereits installiert ist, wird das Hinzufügen von neuen Mitarbeitenden erleichtert.
Die Hotellerie und ihre Besonderheiten
«Das Hotelgewerbe ist ein besonderer Bereich, den vysual bisher noch nicht beraten und beliefert hatte. Daher waren einige Anpassungen erforderlich. Die vysual-Teams sind auf unsere individuellen Bedürfnisse eingegangen und haben uns eine für unsere Branche massgeschneiderte Lösung angeboten», erklärt Cédric Bangerter. In der Tat unterscheidet sich die Planung von Ferien und Arbeitszeiten stark von jener anderer Berufsfelder. Daher war es wichtig, dass die Funktionen von vysual genau den Anforderungen des Gesamtarbeitsvertrags für das schweizerische Gastgewerbe (L-GAV) entsprachen. «Es gibt keine festen Tage für die Ferien; man muss flexibel sein, damit man Tage ausserhalb der üblichen Zeitfenster nachholen kann.»
Teresa Galgani, welche sich um die Reinigung der Einrichtung kümmert, findet die Lösung zeitsparender. «Ich kann die verschiedenen durchgeführten Arbeiten sehr schnell eintragen und auch die Pausen verwalten. Es können zudem ‚Bemerkungen‘ eingetragen werden, was sehr hilfreich ist, wenn während einer Aufgabe etwas Aussergewöhnliches passiert.» Am Dienstende, wenn die Hektik nachlässt, kontrolliert sie die aufgezeichneten Daten gewissenhaft und nimmt gegebenenfalls Korrekturen vor.
Eine Kontrolle, die auch von Cédric Bangerter durchgeführt wird: «Ich kann allfällige Eingabefehler sehen. Wo nötig, korrigiere ich sie. Es kann sich zum Beispiel um dieselbe Arbeit handeln, die doppelt erfasst wurde. Doch das System ist transparent, denn die betroffenen Angestellten können die von mir vorgenommenen Korrekturen immer überprüfen.»
Künftige Entwicklungen
Sowohl der Hotel- als auch der Eventbereich wird sich in den nächsten Jahren weiterentwickeln. «Insbesondere bei den Hochzeiten besteht noch ein grosses Potenzial. Es ist gut möglich, dass mehrere neue Mitarbeitende zu unserem Team stossen – entweder fest angestellt oder auf Abruf. Ich weiss, dass sich vysual perfekt an unser Wachstum anpassen wird.» So wird eine der nächsten Verbesserungen bereits darin bestehen, Mitarbeitende zu integrieren, die nur punktuell für Veranstaltungen aufgeboten werden – also mit Verträgen auf Stundenbasis.
Wenn Cédric Bangerter auf die Stärken der Virtual Computer AG und ihrer Lösung vysual zu sprechen kommt, hebt er einen wesentlichen Punkt hervor: «Die Mitarbeitenden, die mir das System verkauft haben, sind auch diejenigen, die mir über die technischen Aspekte Auskunft geben können.» Wenn der Kunde einen einzigen Ansprechpartner hat, kann er auf die persönliche Beratung von Spezialisten zurückgreifen, die den Kontext kennen, in dem er sich bewegt. Dank dieser privilegierten Beziehung und den Feedbacks aus der Praxis verbessern unsere Entwickler die Qualität und die Funktionalität von vysual ständig. «Nicht alle Unternehmen arbeiten so, das ist wirklich ein grosser Vorteil», sagt er abschliessend.