N’engagez pas de personnel à temps partiel

Le personnel à temps partiel complique la vie des ressources humaines pour le calcul du droit aux vacances annuelles, pour les absences ou pire encore, les jours fériés. Donc, pour éviter de devoir faire de la gymnastique intellectuelle, n’engagez pas de personnel à temps partiel.

Dit comme cela, j’en vois déjà me tirer dessus à boulets rouges. Donc, mettons tout de suite tout le monde d’accord, la gestion du temps de présences pour le personnel à temps partiel peut devenir un véritable enfer. Il ne faut pas paniquer pour autant, des solutions existent et si vous êtes encore là à me lire, c’est que que vous avez peut-être déjà été confronté à ces problèmes et que vous souhaitez en savoir un peu plus, donc bonne lecture.

Pour pouvoir gérer correctement une personne à temps partiel, il est nécessaire de faire un choix super important avant même de commencer. Il est nécessaire de savoir comment vous souhaitez gérer le temps de travail de cette personne de manière hebdomadaire. Pour cela, il existe plusieurs solutions dont les plus courantes sont:

1. Vous dispatchez dans la semaine un nombre d’heures hebdomadaires à faire de manière égales et pour faire simple du lundi au vendredi. Exemple, la personne travaille à 50%, 20 heures hebdomadaires soit quatre heures par jour du lundi au vendredi.
2. Vous définissez les jours réels de travail de la semaine. Exemple, la personne travail à 50% le lundi et le mardi toute la journée (huit heures) ainsi que le mercredi matin (quatre heures). Cela nous donne aussi 20 heures hebdomadaires.

Votre choix se fera notamment en fonction d’un type d’horaire, flexible ou fixe, qui est plus un choix de politique d’entreprise qu’un choix personnel:

• Le fixe est plus proche de la réalité des jours de travail de la personne
  Comme son nom l’indique, l’horaire flexible offre la flexibilité de l’horaire
• Il y a évidemment des avantages et des inconvénients dans les deux, mais ce n’est pas ici le sujet. Quoi qu’il en soit, l’un ou l’autre aura un impact direct pour la suite.

Le droit aux vacances annuelles

Posons ici quelques bases mathématique afin de partir du bon pied.

Le CO (code des obligations), article 239a al.1, oblige l’employeur à donner au moins quatre semaines de vacances (cinq semaines jusqu’à l'âge de 20 ans révolus). Cela s’applique aussi au personnel à temps partiel. Après, il n’est pas interdit d’en donner plus .

Parler en semaines fonctionne bien pour une annonce d’embauche, durant un entretien et dans le contrat de travail. Par contre, quand on parle de solde, il est plus commun de parler en jours, voire en heures, plutôt qu’en semaines. Je pense que l’on est tous d’accords pour dire qu’il est plus facile de comprendre qu’il reste 10.5 jours que 2.38 semaines de vacances. Il est donc nécessaire dans ce cas de convertir les quatre semaines en jours. Une semaine de travail pour un 100% comprend normalement cinq jours de travail, donc une semaine de vacances correspond à cinq jours. On aura compris que quatre semaines de vacances seront équivalentes à 20 jours de vacances. Jusqu’ici, tout va bien.

Donc, si une personne travaille à 100% et qu’elle commence au premier janvier, elle aura donc bien droit à ces 20 jours de vacances. Qu’en est-il de l’employé qui travail à temps partiel, finalement c’est un peu le sujet de cet article. Aura-t-il le droit aussi à 20 jours de vacances?

A la personne, je peux lui indiquer son solde de vacances ainsi:

1. Je lui annonce qu’en travaillant à 50%, elle aura droit à 20 jours de vacances, comme un employé à 100%
2. Je lui annonce qu’en travaillant à 50%, elle aura droit à 10 jours de vacances, soit la moitié.

Je sens déjà ici les premiers débats, donc disons pour le moment que les deux solutions sont justes (si si, soyons ouverts). Mais il faut avouer que, psychologiquement, ce n’est pas pareil. Et pourtant, les mathématiques nous montrerons que c’est pareil, mais que c’est uniquement le contexte qui change.

Pour bien comprendre, il est nécessaire de faire intervenir une notion élémentaire à savoir :

Que vaut une journée de travail en heures ?

Non, elle ne vaut pas 24 heures, d’ailleurs c’est interdit si jamais. La durée de travail hebdomadaire est normalement connue, sinon il faut s’inquiéter. Celle-ci est généralement fixée pour l’entreprise pour l'ensemble du personnel, par exemple 40 heures hebdomadaires. Comme on travaille généralement cinq jours par semaine à 100% (à l'écriture de cet article, nous sommes en 2022, je dis cela pour ceux qui auront la semaine à quatre jours ), la durée journalière sera dans ce cas de huit heures ( 40 heures / 5 jours).

La durée journalière étant connue, si je transforme le nombre de jours de vacances en heures, j’obtiens 160 heures de vacances annuelles (8 heures * 20 jours). En toute logique et sans rien voler à personne, on sera tous d’accord de dire qu'un employé à 50% aura droit à la moitié des heures, soit 80 heures et ceci quel que soit le solde de 20 ou de 10 jours de vacances que j’indique à la personne. Cette valeur ne bougera pas quel que soit le modèle utilisé.

Si je souhaite dire à la personne qu’elle a droit à 20 jours de vacances, on en déduit qu’une journée de travail ne vaut plus huit heures, mais quatre heures (80 heures / 20 jours). On a donc ici une information qui peut sembler totalement basique, mais qui est tellement importante:

Une journée de travail représenté en heures n’est pas équivalent pour toutes les personnes ne travaillant pas au même taux d’occupation.

Comme la personne travaille 20 heures hebdomadaires (semaine de 40 heures à 50%), si je veux des journées de quatre heures, cela implique automatiquement que le personne travaille sur cinq jours (5 jours * 4 heures). Ainsi, pour pouvoir dire à son employé qu’il a droit à 20 jours de vacances comme une personne à 100%, il est nécessaire de comprendre qu’une journée de vacances en heures n’est pas équivalente entre les deux personnes. Cette méthode de calcule s’adapte évidemment à n’importe quel taux horaire. Pour finir, nous sommes ici en présence d’un modèle horaire de type flexible où l’on dispatche les heures de la semaine de manière égale sur cinq jours du lundi au vendredi.

Ok, mais alors dans quel cas est-ce que je dis à la personne qu’elle à droit à 10 jours? Ben imaginons maintenant que vous souhaitez fixer les jours de travail de votre employé, disons le lundi et le mardi toute la journée et le mercredi matin. On se trouve dons ici en présence d’un modèle à horaire fixe. Nous avons vu juste avant qu’une journée de travail était de quatre heures. Pouvons-nous appliquer ceci aussi dans ce nouveau cas ? On pourrait, mais cela voudrait que si la personne prend un jour de vacances le lundi ou le mardi, que c’est comme si elle prenait en fait deux jours de vacances, ce qui serait quand même absurde, non ? Pour pouvoir gérer ce cas correctement, il faut en fait la considérer comme une personne à 100% pour calculer la durée d’une journée de travail. D’ailleurs, je n’invente rien, au final, ce n’est que la réalité. Elle travaille le lundi et le mardi comme une personne à 100%, soit huit heures. Reprenons notre petite calculette mentale. Si je prends mes 80 heures et que je divise cela par mes huit heures hebdomadaires, j’obtiens mes 10 jours de vacances.

Dans le premier cas, quand la personne prend une semaine de vacances, elle prend cinq jours de quatre heures alors que dans le deuxième cas, elle prend 2.5 jours de huit heures. Si vous avez un doute, 5 * 4 = 2.5 * 8 = 20.

C’est pourquoi, je conseille, quand c’est possible, d’utiliser l’un ou l’autre des modèles. En effet, si un 100% discute avec un 50% et qu’ils disent qu’ils ont droit à 20 jours de vacances, ça va passer comme une lettre à la poste. Par contre, si deux 50% discutent entre eux avec un qui a 20 jours et l’autre 10, la discussion au café peut devenir intéressante.

I don't want peace. I want problems, always.

Si vous souhaitez mélanger les deux modèles d’horaire et que vous êtes pour la paix des ménages, la meilleure solution est encore d’afficher le solde de vacances en heures. Vous garantissez que tout le monde est à la même enseigne et vous pourrez faire autre chose que d’expliquer le droit aux vacances.

Il y a évidemment encore d’autres subtilités, mais cela devrait déjà répondre à passablement de cas.

Les absences

Une grande partie de ce qui a été expliqué pour le droit aux vacances se retrouve ici, je ne vais donc pas me répéter.

La difficulté courante que l’on rencontre avec les absences se trouve essentiellement lorsque l’on choisit de travailler avec un horaire flexible, soit une répartition du X heures par jour à réaliser du lundi au vendredi.

Si la personne travaille effectivement selon l'horaire prévu, tout va bien. Si la personne travaille vraiment de manière irrégulière et qu'elle profite à fond de son horaire libre, normalement tout va pas trop mal. Par contre, si la personne travail systématiquement les mêmes jours de la semaine (par exemple le lundi et mardi toute la journée, soit huit heures et le mercredi matin, quatre heures, donc à un taux de 50%) et ceci chaque semaine, les incompréhensions peuvent commencer :

1. Ce n’est pas vraiment un souci, mais il faut en être conscient. Les heures supplémentaires n’auront de signification que de manière hebdomadaire. En effet, il y aura un excédent d’heures le lundi et le mardi et inversement le jeudi et le vendredi. Par contre, tout s'équilibrer sur la semaine si l’horaire est respecté.
2. Dans ce modèle d’horaire, on dispatche de manière égale X heures à faire par jour, soit quatre heures pour notre exemple. Donc, si la personne tombe malade le lundi et le mardi, seules huit heures lui seront compensées en maladie alors qu’elle en travaille normalement 16, soit huit heures de moins que normal. C’est dans cette situation que la personne peut se retrouver derrière la porte des RH. De la même manière, mais inversement, si elle est malade le jeudi et le vendredi, le système lui compensera des heures alors que normalement elle ne travaille pas. Elle se retrouvera donc avec un excédent d’heures inhabituelles en fin de semaine si elle est venue travailler normalement le lundi et le mardi. Là, en général, personne ne râle .

Je n’ai malheureusement pas de baguette magique pour résoudre cette situation. Je peux toutefois donner deux conseils:

1. Choisir le bon modèle horaire, fixe ou flexible, en tenant compte de ce qui a été dit dans le calcul du droit aux vacances
2. Bien communiquer avec votre personnel et bien décrire tout cela dans la convention de travail.

Les jours fériés

Posons tout de suite les cartes sur la table. Les jours fériés ne donnent droit à aucune compensation dans le cas où un tel jour tombe sur un jour non travaillé pour une personne à temps partiel. D’ailleurs, quand un jour férié tombe un samedi ou un dimanche, celui-ci n’est pas compensé non plus pour les personnes travaillant à 100% du lundi au vendredi.

On pourrait même ajouter que l’employeur pourrait déduire du salaire ces jours fériés. Cette règle s’applique à tous les jours fériés mis à part le 1er août qui ne peut pas être déduit du salaire. Il est cependant assez rare que l’employeur procède ainsi.

Donc, une personne qui travaille à temps partiel ne peut ainsi en aucun cas exiger un droit de compensation si les jours fériés tombent les jours où elle ne travaille pas. C’est dans la loi un point c’est tout.

Évidemment, si le choix se porte sur l’horaire flexible et que l’employé travaille uniquement les lundis et les mardis (toujours avec mon exemple à 50%), il sera perdant pour les jours fériés tombant ces jours-là et gagnant les autres jours comme le jeudi.

Conclusion

Évidemment oui, engagez du personnel à temps partiel, mais mettez en place les horaires de manière la plus adaptée à la situation on tenante compte de ce qui a été dit.

Alors, quel modèle choisir? Pour ma part, l’horaire fixe représente souvent l’horaire le mieux adapté à la réalité mais n’est pas forcément adapté à toutes les situations. En effet, si vos employés bénéficient d’un horaire totalement libre, ça ne sera clairement pas adapté.

Au fait, on vous a déjà parlé de la génération Z?

Jean-Luc Gyger